對實驗室耗材供應(yīng)商評審的探討
一、檢測實驗室對耗材的驗收現(xiàn)狀及其危害
檢測實驗室普遍運行的ISO/IEC 17025質(zhì)量體系中對于關(guān)鍵實驗耗材均明確要求建立相應(yīng)的驗收程序,對于實驗耗材驗收后才能使用是有規(guī)定的,只是何為關(guān)鍵耗材和如何驗收沒有進行細化。從檢測實驗室實際工作上看,驗收程序的執(zhí)行情況并不理想。由于耗材品類繁多,規(guī)格復雜,出廠標準不一致,對用戶而言,驗收顯得尤為困難,力不從心,根本沒有時間和精力去做;也有些用戶因為用量較少,認為不值得去做。
目前,國內(nèi)檢測實驗室對耗材的驗收大致的情況是這樣的:一般檢測實驗室用進口耗材的居多,主要原因是比較相信進口產(chǎn)品的質(zhì)量,使用部門并沒有按照產(chǎn)品的標準或要求進行驗收;也有些用戶根本不關(guān)心產(chǎn)品有沒有標準,只要使用過程中沒有質(zhì)量問題就可以。
隨著檢測實驗室的不斷增多,相互之間的競爭也日趨激烈,降低運營成本的壓力促使他們的選擇逐步從進口耗材轉(zhuǎn)向國產(chǎn)產(chǎn)品。轉(zhuǎn)向過程中,僅在品牌替換可行性評價過程中做相應(yīng)耗材的比對實驗,根據(jù)試驗結(jié)果來評判國產(chǎn)產(chǎn)品可否適用,并不對有無持續(xù)保持相關(guān)產(chǎn)品的能力進行審核,有時一批或者幾個批次的產(chǎn)品能滿足要求,但后續(xù)質(zhì)量無法穩(wěn)定保持的情況時有發(fā)生。由于國內(nèi)相關(guān)產(chǎn)品缺乏評價技術(shù)標準,生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商無從對產(chǎn)品進行評價和控制;產(chǎn)品質(zhì)量的批次不穩(wěn)定會造成實驗的結(jié)果不穩(wěn)定,實驗人員不得不花很多的時間和精力去排查,這其中付出的人力成本和機會成本往往大于因品牌替換帶來的收益,這樣的局面與降低運營成本的初衷是背道而馳的。
二 供應(yīng)商評審的低價政策危害巨大
如何即要做好耗材的驗收工作又要不增加繁瑣的工作?我覺得通過供應(yīng)商評審來解決是唯一的解決方法。此處所指的供應(yīng)商評審管理工作不是簡單的對供應(yīng)商進行體系和資質(zhì)進行評審,而是要對產(chǎn)品質(zhì)量標準的執(zhí)行情況進行審核和對產(chǎn)品進行批次跟蹤。從產(chǎn)成品的批次溯源到原材料,查看整個生產(chǎn)質(zhì)控過程的所有相關(guān)數(shù)據(jù),包括原材料的驗收數(shù)據(jù)、生產(chǎn)現(xiàn)場的生產(chǎn)記錄、實驗室數(shù)據(jù)、成品的標準驗收數(shù)據(jù)及不合格品的控制情況等等。只有檢查供應(yīng)商是否是實實在在按照產(chǎn)品的標準在進行質(zhì)量控制,才能確保這樣操作是可信的,那么向檢測實驗室用戶提供的產(chǎn)品才是可信的。
關(guān)于供應(yīng)商評審,我認為目前中國的有些檢測實驗室對供應(yīng)商的評審流于形式,其核心僅僅是價格比較。不管用戶是大公司,還是小公司;不管是國外知名公司,還是國內(nèi)民營公司。他們都把關(guān)注點聚焦在價格比較,誰的價格低,誰就是合格的供應(yīng)商!他們并不考慮(或者考慮了,但沒有反映在供應(yīng)商甄別標準上)供應(yīng)商能不能滿足客戶的需求,出了問題能不能解決。這種做法是有嚴重隱患的,最終可能會給用戶帶來苦果。
國內(nèi)有一家藥物研發(fā)合同外包(CRO)公司,前幾年想把自己賣給國外公司,最終以失敗告終。失敗的原因是國外公司認為該公司內(nèi)部管理混亂,這些管理混亂很大程度上緣于供應(yīng)商評審只關(guān)注價格!他們當時采購的策略就是采購低價的產(chǎn)品,并不對產(chǎn)品的質(zhì)量和供應(yīng)商進行評審,造成一些嚴重后果:
(1)低價政策導致采購進來產(chǎn)品的質(zhì)量越來越差。由于低價政策,公司每年對產(chǎn)品的成本控制有要求,每年要求供應(yīng)商讓利,結(jié)果是采購進來產(chǎn)品的質(zhì)量越來越差。他們內(nèi)部人士透露,手套越來越薄,到最后簡直不能戴,一用就破。還有一些三無產(chǎn)品,不知道是哪家公司生產(chǎn)的,產(chǎn)品質(zhì)量問題頻發(fā)……
(2)低價政策給公司利益帶來長遠的傷害。由于低價政策和苛刻的條件,迫使一些有規(guī)模的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商自行退出,留下的是一些小的供應(yīng)商;一些小的供應(yīng)商操作不規(guī)范,如與采購人員私下交易等;更有甚者與使用人員合作把實驗室的耗材拿出,再通過供應(yīng)商賣進去等等。由于這些管理混亂因素的存在,真正想做事的人無法做下去。由于試劑、耗材等實驗用品質(zhì)量的不保證,實驗數(shù)據(jù)出不來;領(lǐng)導批評實驗人員,導致人員頻繁流動的惡性循環(huán)。從表面看,低價政策讓公司成本暫時降低了,其實從長遠來看,給公司造成了更大的損失和傷害。
近期臺灣的“地溝油事件”提示我們,如果做好了供應(yīng)商評審工作,就很難留下允許公司一位副總經(jīng)理直接從地下工廠業(yè)者郭烈成處進貨的漏洞,也就會避免董事長葉文祥被法院羈押的結(jié)局,更會避免對企業(yè)造成這么大的傷害和社會的危機。
我提到的這些案例,其實很多檢測實驗室或多或少都有這樣的問題存在,只是表現(xiàn)程度不同。管理層對于消耗品的管理也一直是個很頭痛的問題,如何真正做好對供應(yīng)商評審和產(chǎn)品的質(zhì)量驗收工作?下面,依照我們公司在這個行業(yè)從事多年所積累的一些經(jīng)驗,談一下我對這個問題的一些看法。
三、實驗室耗材供應(yīng)商評審
實驗室供應(yīng)商分兩類:生產(chǎn)商、代理商,生產(chǎn)商直接供貨,代理商代理或代銷國內(nèi)外各種品牌。在某些方面兩者還會有些區(qū)別,我會分別說明。
1. 供應(yīng)商的資質(zhì):首先供應(yīng)商要有強烈的法律意識,遵紀守法,合法經(jīng)營。比如供應(yīng)商是否具備一些特許產(chǎn)品的經(jīng)營資質(zhì)(如危險品化學品經(jīng)營許可)。在實際操作過程中,發(fā)現(xiàn)有些檢測實驗室的化學危險品的供應(yīng)方是一些沒有相應(yīng)資質(zhì)的公司。國家對于這方面的管理越來越嚴格和正規(guī),一旦這些供應(yīng)商被政府查處,作為其客戶的檢測實驗室必將也會受到牽連,面臨不必要的麻煩;同時不得不重新選擇供應(yīng)商,給整個機構(gòu)正常檢測工作會造成不利影響。
2. 管理體系、制度的建立和執(zhí)行:是否具備完整的管理體系是體現(xiàn)供應(yīng)商是否規(guī)范經(jīng)營的表現(xiàn)。除審核資質(zhì)證書外,還要檢查體系的執(zhí)行情況。執(zhí)行是關(guān)鍵,關(guān)系到整個供應(yīng)鏈的效率,也是服務(wù)質(zhì)量的保證。一個具有完善管理制度的公司,對于腐敗也起到關(guān)鍵的遏制作用。經(jīng)手的人多了,經(jīng)手的部門多了,運行處于陽光下,腐敗就不容易有存在空間。公司越小,權(quán)力越集中,腐敗越容易滋生。
3. 財務(wù)數(shù)據(jù)和商譽:供應(yīng)商的財務(wù)狀況很重要,其應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款是否正?煽兀⿷(yīng)商的現(xiàn)金流是否健康,庫存是否有規(guī)模,這些將決定該供應(yīng)商能否保障長期合作和健康發(fā)展,否則對客戶而言將會存在很大的管理風險。同時供應(yīng)商在市場上的商譽也很重要,如在售后處理和服務(wù)質(zhì)量方面,在廣大客戶中有良好的口碑;選擇這樣的供應(yīng)商可以減少或避免以后合作中矛盾的發(fā)生。
4. 產(chǎn)品的質(zhì)量驗收:首先確認產(chǎn)品是否具備質(zhì)量標準或COA報告,然后通過實驗驗證這些指標是否實屬和是否滿足實驗要求。
4.1對生產(chǎn)商的產(chǎn)品質(zhì)量驗收:對于一些關(guān)鍵產(chǎn)品,對供應(yīng)商進行現(xiàn)場評審。從對原材料的質(zhì)量控制開始:原材料的評價指標和抽樣的標準。然后是生產(chǎn)現(xiàn)場的管理,如何處理好批次間和不同產(chǎn)品間的交叉,是否有6S的管理,生產(chǎn)現(xiàn)場的生產(chǎn)數(shù)據(jù)的記錄和保管,生產(chǎn)工人的任職資格和職業(yè)素養(yǎng),生產(chǎn)設(shè)備的維護。再者是產(chǎn)成品的質(zhì)量標準的合理性,是否滿足用戶需求,產(chǎn)品質(zhì)量標準能否保證批次的穩(wěn)定性,實驗室檢測的手段和數(shù)據(jù)的管理是否科學,方法標準能否方便客戶重現(xiàn),產(chǎn)品評價結(jié)果是否控制在質(zhì)量標準范圍內(nèi),留樣的管理和不合格品的管理是否合理等等,所有以上的信息和數(shù)據(jù)是否對客戶公開以便于供應(yīng)商評審。最后,進行產(chǎn)品的批次追蹤,檢查整個生產(chǎn)流程的數(shù)據(jù)是否可靠。
檢測實驗室除了平時不定期對產(chǎn)品的質(zhì)量進行抽樣檢測外,還要突擊上門檢查,看供應(yīng)商實際的工作是否真實可靠,真正保證把產(chǎn)品質(zhì)量標準的評價前移在供應(yīng)商處,減少檢測實驗室的工作量。
國外的一些知名品牌,由于其管理的先進性,其質(zhì)量大多是有保證的。但是從我們長期代理國外知名品牌的經(jīng)驗看,也會偶發(fā)一些批次質(zhì)量問題,質(zhì)量也不能全部保證;同時各個品牌間的管理水平也參差不齊。所以有條件的檢測實驗室還是要對這些供應(yīng)商的產(chǎn)品進行嚴格的評審,而不是簡單的參觀學習。
4.2 對代理商的產(chǎn)品質(zhì)量驗收:首先要確認代理品牌產(chǎn)品的質(zhì)量評審通過情況(參見上面的生產(chǎn)商的評審),再要確認代理公司與品牌公司的關(guān)系,最后要確認代理商是否有對品牌供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量驗收的流程,以確保供貨產(chǎn)品的質(zhì)量和售后的處理能力。
5. 供應(yīng)商的技術(shù)力量和服務(wù)意識:現(xiàn)在的供應(yīng)商已經(jīng)不是只停留在供貨這個概念上了,簡單的供貨已經(jīng)滿足不了客戶的需求。隨著現(xiàn)代社會檢測的項目爆發(fā)式增長,檢測實驗室的工作量日益增大,如何快速證明供應(yīng)商提供的產(chǎn)品能適合這些檢測項目。這是檢測實驗室對供應(yīng)商提出的新需求。另外,新的檢測項目還在不斷增加,檢測實驗室也需要這些供應(yīng)商能配合一起完成檢測項目開發(fā)的合作,這也將是供應(yīng)商與檢測實驗室合作發(fā)展的新趨勢。所以供應(yīng)商的技術(shù)支持能力對檢測實驗室而言變得至關(guān)重要。供應(yīng)商售前和售后服務(wù)意識的加強將真正幫助到客戶,做到持續(xù)改進,實現(xiàn)兩者融為一體共同發(fā)展。
6. 價格和成本控制:產(chǎn)品自身的價格確實很重要,可以通過多方比價和年度價格協(xié)議來合理控制。為實現(xiàn)良好的價格和成本控制,關(guān)鍵的因素是選擇的供應(yīng)商是否是產(chǎn)品的源頭或區(qū)域源頭(代理商),以保證產(chǎn)品價格的行業(yè)優(yōu)勢。另一方面,現(xiàn)在的成本控制不單停留在產(chǎn)品的本身,更重要的是時間成本、人工成本和風險成本等控制,如果供應(yīng)商能出謀劃策從多方位為檢測實驗室降低成本的話,檢測實驗室將大大受益,這樣的成本優(yōu)勢是不可取代的。
四 供應(yīng)商評審中存在的問題及解決方案探討
1.對于評審主題存在較大門檻,只有規(guī)模大到一定程度的客戶或機構(gòu)才有可能有相應(yīng)的質(zhì)量體系要求,而且各個主題質(zhì)量管理要求存在差異,可能會出現(xiàn)對耗材生產(chǎn)者或代理商提出不同要求的問題。還有,小的檢測實驗室如果也有相應(yīng)的需求如何處理?全國注冊檢測實驗室成千上萬,每個都進行供應(yīng)商評審是否現(xiàn)實?
2 認可信息的可用性問題。由于關(guān)聯(lián)客戶的敏感數(shù)據(jù)基本上不對外公開,即使是生產(chǎn)商或貿(mào)易商通過評審,對于其他客戶也無法全面了解對于滿足他們的要求有何幫助。
3 經(jīng)濟成本問題。認可是要消耗大量人力物力的工作,多家評審勢必導致耗材生產(chǎn)商或貿(mào)易商的成本增加;而且由于不同客戶的要求和規(guī)范帶來的質(zhì)量標準不一致,如何協(xié)調(diào)它們對于生產(chǎn)的規(guī)范性的指導也有一定的難度。
我認為下列舉措可以有助于這些問題的部分解決。
對于生產(chǎn)商而言,應(yīng)該成立專門的部門應(yīng)對評審工作,對原料供應(yīng)商的評審、應(yīng)對客戶的評審和企業(yè)內(nèi)部評審,規(guī)范質(zhì)量標準,盡可能的滿足客戶的需求,保證客戶對產(chǎn)品的認可度。產(chǎn)品銷量增加帶來的收益可以解決成本上升的問題。
對于檢測實驗室而言,小的實驗室可以參看大的實驗室評審情況,這些可以通過供應(yīng)商的介紹了解,同時可以對產(chǎn)品的質(zhì)量標準進行抽查驗收,評估是否能滿足實驗要求。
如果檢測行業(yè)供應(yīng)鏈的任何一方重視對產(chǎn)品的質(zhì)量和供應(yīng)商評審,建立了產(chǎn)品的質(zhì)量標準和驗收標準,那我相信我國檢測行業(yè)在國際上也會具備競爭優(yōu)勢,同時也會保障整個國家的產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定、提高產(chǎn)品質(zhì)量水平,從而帶動經(jīng)濟發(fā)展和社會有序,真正從生產(chǎn)大國發(fā)展為生產(chǎn)強國。